Главная - Услуги - Электронный путевой лист с QR кодом из ГИС ЭПД

Электронный путевой лист

Оформление электронного путевого листа с QR кодом из ГИС ЭПД
Путевой лист – первичный документ для контроля работы транспорта и водителя. Компания «МедТехРейс» предоставляет возможность ведения путевого листа в электронном формате. Все нужные сервисы собраны на одной площадке с единым входом.

Путевой лист содержит сведения о:

о лице, оформившем путевой лист
о сроке действия путевого листа
о состоянии транспортного средства
о водителе
о виде перевозки
о виде сообщения

Напоминаем, что с 1 марта 2023 года вступили новые изменения в оформлении путевого листа, изменилась форма бланка, а также путевые листы можно оформить в виде электронного документа с QR кодом из ГИС ЭПД

Теперь в путевом листе не нужно указывать наименование и номер. Электронные путевые листы больше не нужно регистрировать в журнале регистрации.А также вместо информации о владельце транспортного средства нужно будет указывать данные о ИП или юрлице, которые оформили путевой лист.

Наша компания “МедТехРейс” специализируется на проведении предрейсовых медицинских осмотров водителей и техники. Мы работаем в Санкт — Петербурге, а также оказываем услуги в других регионах России.

Мы часто сталкиваемся с тем, что у водителей отсутствуют путевые листы. Причины самые разнообразные: не забрали вовремя из главного офиса, забыли заказать в типографии и т.п. Поэтому мы предлагаем нашим клиентам оформить электронные путевые листы на выгодных условиях в удобном приложении.

Автоматически рассчитать стоимость услуг за 60 секунд

1 месяц в подарок при заключение годового договора! Приглашаем пройти осмотр в ООО «Медтехрейс» без очередей
и получить легитимную документацию.

Преимущества электронного путевого листа:

Заполнение путевого листа в электронном формате решает такие неудобства, как потеря и повреждение бумажного документа. Преимущества электронного путевого листа:

программа обеспечивает формирование и выдачу путевого листа, приведенного в привычную для вас форму;
возможность оцифровать бумажные документы и хранить их;
специальные трекеры самостоятельно обеспечиваю ведение путевой документации;
верно оформленный документ помогает контролировать передвижение водителей на автомобиле.

Важная информация

Чем грозит работа на автомобиле без путевого листа:

Уголовные и страховые риски при ДТП или нанесении ущерба

Отсутствие путевого листа особенно опасно в ситуациях ДТП, техногенных инцидентов или причинения вреда имуществу третьих лиц. В случае аварии страховая компания может отказать в выплате, если выяснится, что водитель допущен к управлению без предрейсового осмотра или технического контроля, которые фиксируются именно в путевом листе. Кроме того, при серьёзных происшествиях отсутствие обязательных документов может стать основанием для привлечения руководства предприятия к ответственности, вплоть до уголовной, если будет доказано, что автомобиль эксплуатировался с нарушением правил безопасности. Фактически путевой лист — это юридическая защита компании и водителя, подтверждающая, что транспорт был исправен, а водитель физически и юридически допущен к работе. Без него организация остаётся без доказательной базы в любых спорных ситуациях.

Штрафы и административная ответственность для организации и должностных лиц

Работа на автомобиле без путевого листа напрямую нарушает требования законодательства, регулирующего порядок эксплуатации транспортных средств организациями и индивидуальными предпринимателями. Путевой лист — это первичный учетный документ, подтверждающий законность использования автомобиля, маршрут, дату, пробег, допуск водителя и прохождение предрейсового осмотра. Его отсутствие влечёт штрафы: должностное лицо может получить штраф до 20 000 рублей, а юридическое лицо — до 100 000 рублей. Более того, при повторных нарушениях санкции могут усилиться, поскольку инспекторы рассматривают систематическую деятельность без путевой документации как умышленное уклонение от соблюдения правил. Для компании это не только финансовые потери, но и риск блокировки деятельности при регулярных проверках.

Риски признания использования автомобиля незаконным и проблемы с налоговыми вычетами

Если автомобиль используется в служебных целях без путевого листа, налоговая может признать такие поездки не связанными с деятельностью компании. Это приводит к отказу в учёте расходов на ГСМ и обслуживание транспорта, а также к доначислению налогов и штрафов. Путевой лист — единственный документ, который подтверждает фактическое использование машины в рабочих целях, фиксирует маршрут и расход топлива. Без него организация не сможет доказать обоснованность списаний и вычетов. В результате при проверке налогового органа компания может столкнуться с крупными доначислениями, а также с обвинением в неправильном ведении бухгалтерского и налогового учета. Это особенно критично для фирм, где транспорт используется ежедневно, — риск финансовых потерь существенно возрастает.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как подготовиться к переходу на электронные путевые листы в 2026 году: что нужно сделать?

Переход на ЭПЛ можно провести заранее и без спешки, если действовать поэтапно:

Подберите оператора, одобренного Минтрансом. Он будет обеспечивать передачу электронных путевых листов в государственную информационную систему.
Подключитесь к выбранному оператору и настройте техническое взаимодействие. Это включает интеграцию вашей учётной системы с его сервисами.
Получите электронные подписи и оформите машиночитаемые доверенности для всех специалистов, которые будут подтверждать отметки в путевых листах.
При необходимости организуйте обучение персонала, чтобы сотрудники уверенно работали с новым форматом.
Проведите пробные рейсы с использованием электронных путевых листов, чтобы протестировать все процессы и убедиться, что документооборот работает корректно.
Начать переход лучше заранее, не дожидаясь обязательной даты. Это поможет спокойно отладить работу и избежать ошибок, связанных с поспешным внедрением.

Можно ли одновременно использовать бумажные и цифровые путевые листы?

Да, законодательство разрешает применять оба формата параллельно. Организация может часть транспорта переводить на электронные путевые листы, а часть оставлять на бумажных — это не считается нарушением. Важно лишь, чтобы каждый автомобиль имел свой путевой лист в выбранном формате и чтобы документы корректно хранились. Многие компании переходят на электронный учёт поэтапно, поэтому смешанная система считается нормальной практикой.

Как оформить электронный путевой лист для грузового транспорта?

Чтобы создать электронный путевой лист для грузового автомобиля, нужна система, поддерживающая формирование и хранение таких документов, а также возможность заверять их электронной подписью. Процесс обычно включает заполнение данных о машине, маршруте, пробеге, водителе, прохождение контрольных отметок (медосмотр и техосмотр) и подписание документа ответственными лицами. После подписания электронный лист появляется в системе и может быть передан в ЭДО или храниться в корпоративной базе.

Нужно ли обязательно подключать электронный документооборот (ЭДО)?

Подключение к ЭДО не является обязательным требованием. Электронные путевые листы можно формировать и хранить внутри собственной информационной системы. Однако ЭДО упрощает обмен документами между организациями, автоматизирует контроль и обеспечивает юридически значимый обмен. Поэтому многие компании подключают ЭДО для удобства, но строгой необходимости в этом нет.

Какие организации уже перешли на оформление путевых листов в электронном виде?

Сегодня электронные путевые листы активно используют логистические компании, службы доставки, транспортные фирмы, автопарки крупных предприятий, такси и курьерские службы. Переход на цифру позволяет таким организациям снизить расходы на бумагу, ускорить документооборот и улучшить контроль за движением транспорта. Количество компаний, применяющих электронные путевые листы, постоянно растёт, так как формат признан юридически значимым и удобным.

Как действовать индивидуальному предпринимателю, если автомобиль находится в аренде?

Если ИП использует арендованный транспорт, он имеет полное право оформлять на него путевые листы, включая электронные. Достаточно, чтобы договор аренды был действующим, а автомобиль официально использовался в предпринимательской деятельности. В путевой лист вносятся стандартные данные — информация о водителе, срок аренды, маршрут, показатели технического состояния — в обычном порядке.

Как правильно оформить электронный путевой лист для такси?

Для такси электронный путевой лист оформляется по тем же правилам, что и для других видов транспорта, но с учётом особенностей работы службы. Необходимо указать данные автомобиля и водителя, время выхода на линию, предрейсовый медосмотр и технический контроль. Документ подписывается электронной подписью и хранится в системе, интегрированной с таксомоторным сервисом. Электронный формат особенно удобен для такси, поскольку позволяет автоматически фиксировать выходы на смену и контролировать документы водителей.